ابدأ البريد الإلكتروني بطريقة رسمية
- عند بدء البريد الإلكتروني الرسمي لشركة أخرى أو لزميل عمل آخر، يجب أن تبدأ البريد الإلكتروني باسم لقب عائلة المستلم، قائلًا سيدي، ثم ذكر اسم عائلة ذلك الشخص.
- أما إذا كنت لا تعرف اسم الشخص الذي وصل إليه فعليك ذكر اسم مدير الأعمال أو اسم الشخص المنتظر الذي سيتلقى هذه الرسالة منك. إذا كنت لا تعرف هذا، فعليك اتباع النقاط التالية.
- يجب عليك كتابة اسم الشركة التي وصلت إلى تلك الرسالة أو اسم المنظمة أو اسم صاحب العمل. هناك مجموعة مواقع يمكنك من خلالها التعرف على اسم صاحب العمل.
- إذا كان هذا البريد الإلكتروني عبارة عن رد على رسالة بريد إلكتروني سابقة تم إرسالها إليك، فيجب أن تبدأ البريد الإلكتروني. شكرا على الرد السريع على البريد الإلكتروني الخاص بك. في هذا، يظهر بريدك الإلكتروني بطريقة أكثر تميزًا.
اشرح الغرض من البريد الإلكتروني
- تأكد من توضيح الغرض من إرسال هذا البريد الإلكتروني بدقة شديدة لأنك تعلم أن البريد الإلكتروني الرسمي يُقرأ دائمًا في الاجتماعات الرسمية، وبالتالي عليك أن تكون صاحب أسلوب حديث مميز وابدأ أولاً بتقديم الرئيسي الموضوع الذي تريد الحديث عنه بعبارات قصيرة.
- ولكن إذا كنت تريد البريد الإلكتروني الذي أرسلته ليطلب من مستلم البريد الإلكتروني القيام بعمل معين، فيجب عليك ذكر عبارات مثل أود منك أن تنظر في ذلك، أود منك أن تنتبه لذلك .
ضرورة اختيار مفردات الصوت
- نعلم أن المفردات متشابهة مع بعضها البعض، فكيف يمكن تطبيقها، تختلف المفردات التي تستخدمها عن مالك المصنع أو صاحب المتجر أو صاحب الشركة، لذلك عليك اختيار المفردات المناسبة لمجال عملك الذي تتحدث عنه أو تتحدث عنه في بريدك الإلكتروني الرسمي.
- نجد أن البريد الإلكتروني الرسمي لأحد المتخصصين في التكنولوجيا يختلف عن المفردات الموجودة في البريد الإلكتروني الرسمي الموجه من قبل الطبيب إلى شركة الأدوية.
يجب أن يكون البريد الإلكتروني موجزًا
- نجد أن البريد الإلكتروني هو أحد أنواع الرسائل القصيرة التي يتم قراءتها بين الأوقات، وبالتالي يجب أن يحتوي البريد الإلكتروني على عبارات قصيرة ومختصرة تعبر عن المعنى أو الاحتياجات المقصود بها إرسال هذا البريد الإلكتروني.
- كما نجد أن ميزة الإيجاز في كتابه الإلكتروني الرسمي تؤدي إلى تقليل الأخطاء الإملائية في البريد الإلكتروني. إذا كنت ترغب في كتابة جملة متميزة ومنسقة وخالية من جميع الأخطاء، فيجب عليك استخدام عبارات مختصرة داخل البريد الإلكتروني.
اكتب خاتمة مميزة للبريد الإلكتروني
- ولكن بعد الانتهاء من كتابة البريد الإلكتروني الرسمي لشركة أخرى، عليك تضمين الإغلاق المميز في البريد الإلكتروني، لذلك عليك أن تختتم البريد الإلكتروني بشكر الشخص الذي يتلقى البريد الإلكتروني منك. وهذا يوضح ذلك بطريقة أكثر تميزًا ويصبح البريد الإلكتروني رسميًا وودودًا أيضًا
راجع الأخطاء الإملائية
- ليس من الجيد إرسال بريد إلكتروني رسمي من صاحب عمل إلى صاحب عمل آخر، ويحتوي على مجموعة من الأخطاء الإملائية، وهذه أفضل طريقة لعمل بريد إلكتروني مميز لمراجعة البريد الإلكتروني مرة أخرى بعد كتابته وجعله تأكد من عدم احتوائه على أي أخطاء لغوية أو إملائية.
في النهاية ذكرنا لك طريقة وخطوات كتابة بريد إلكتروني رسمي لشركة بشكل صحيح، ونتمنى أن تكون قد استفدت من الموضوع، وتتمنى لنا المزيد من التوفيق والنجاح.