نماذج خطابات إدارية لمدير المدرسة
فيما يلي نذكر ثلاثة أشكال من النماذج الإدارية التي يمكن إرسالها إلى مدير المدرسة، وهي كالتالي:
1- خطاب طلب ملف إداري
اسم الشركة: ……… ..
تاريخ: / /
إلى المدير العام تحياتي.
الموضوع: طلب ملف إداري لـ …………
الرجاء المساعدة في توفير الملف الاداري المطلوب في موضوع الرسالة والذي يحمل الرقم المرجعي التالي … لانه يساعد على القيام بمهام خاصة في العمل، وسيعاد الملف الاداري مرة اخرى بعد استخدامه باقصى درجات تقدير واحترام.
اسم الموظف: ……
إمضاء: ……..
2- رسالة لتأجيل اجتماع
تاريخ: / /
إلى مدير / رئيس القسم، تحياتي.
بناءً على الطلب المرفق بهذه الرسالة، نطلب منك قبول تأجيل الاجتماع إلى موعد آخر، للأسباب التالية ……….. ، المخلص لك وتقديرك.
مشرف الاجتماع: …
إمضاء: ……
3- خطاب إداري مع طلب صيانة
إلى رئيس قسم الهندسة والصيانة، تحياتي.
تاريخ: / /
الموضوع: نطلب منك صيانة أجهزة الكمبيوتر في قسم …….
اسباب طلب الصيانة: …
بيانات الكمبيوتر المطلوبة للصيانة …
بناءً على المعلومات الواردة أعلاه، نطلب منك اتخاذ الإجراءات اللازمة للحفاظ على استمرارية العمل داخل القسم. اقبل تأكيدات احترامي وتقديري الفائق.
اسم الموظف: …..
إمضاء: ……
الشروط الواجب إتباعها عند كتابة الخطابات الإدارية
هناك عدة شروط يجب اتباعها عند كتابة خطاب إداري، وهي:
- الحفاظ على استخدام كلمات واضحة وسهلة الفهم مع مراعاة دقة الكلمات بحيث يسهل فهم الهدف المنشود من الرسالة الإدارية.
- التأكد من توافر معلومات موثوقة وصحيحة ضمن الرسالة الإدارية، ومن السهل فهمها من قبل المتلقي، حتى يتمكن من الرد عليها بالرد المناسب.
- تجنب استخدام الكلمات الصعبة التي يصعب فهمها وشرح الغرض منها، لأنها تعطل تنفيذ الرسالة المرغوبة.
- يرجى مراعاة الموضوعية والإيجاز عند كتابة نص الرسالة. ويعتبر هذا الشرط من أهم شروط كتابة الرسائل الإدارية، حيث يساعد في تسهيل الرسالة في تحقيق الغرض منها.
- يجب الاهتمام بتوزيع أفكار الرسالة الإدارية على بعض الأقسام والفقرات وخاصة في الحروف التي تحتوي على معلومات كثيفة.
مواصفات الخطابات الإدارية
- عند كتابة خطاب إداري ورقي، يجب مراعاة نوع الورق المستخدم لكتابة الحرف، ويوصى باستخدام ورق من نوع A4 لأنه أنسب نوع لهذه الحروف.
- احرص على استخدام نوع وحجم معينين للحرف الإداري، حيث أن معظم الحروف الإدارية مكتوبة بخط متوسط الحجم، ويجب مراعاة أن نوع الخط عادي، مع تجنب استخدام الأشكال والرسومات الخاصة.
- يجب مراعاة الفراغات المتبقية بين فقرات الرسالة، ويجب أن تكون المساحة مناسبة، بحيث يمكن عرض أفكار الرسالة وفهمها، مما يساعد في توفير الرد المناسب.
- يجب أن تكون الهوامش في الرسالة منسقة بشكل صحيح، والهوامش تعني جوانب الرسالة الجانبية، مما يساعد على إعطاء الرسالة الشكل المناسب، كما أنه يسهل حفظ الرسالة في ملفات الملف، حيث أن الهوامش هي خالية من أي كلمات وبالتالي الحفاظ على نص الرسالة.
مكونات الرسالة الإدارية
يجب أن تحتوي الرسائل الإدارية على بعض المكونات العامة التي يجب أن تكون موجودة في جميع الرسائل وهي:
1- ورقة ذات رأسية
يتضمن عنوان مستلم الرسالة وبريده الإلكتروني في حال كانت الرسالة إلكترونية أو تم إنشاء أي وسيلة اتصال مناسبة مع المرسل إليه.
2- تاريخ الرسالة
إنه التاريخ الذي كتبت فيه الرسالة، ويجب أن يكون موجودًا في أعلى الصفحة، إما على اليمين أو على اليسار.
3- العنوان الرئيسي للرسالة
يجب أن يشير العنوان إلى الغرض المباشر من إرسال الرسالة إلى المرسل إليه.
4- نص الرسالة الإدارية
هو النص الأساسي للرسالة ويتم كتابته بإيجاز دون طول، بشرط أن يوضح الغرض المقصود من الرسالة.
5- اسم كاتب الرسالة
واكتب اسم الموظف او الشخص الذي ارسل الرسالة.
6- رسالة تهنئة
وهي عبارة عن تحيات يتم استخدامها في كتابة الرسائل الإدارية بشكل خاص، وغالبًا ما يتم وضعها في بداية الرسالة، وعادة ما يتم استخدام جملة ترحيب جيدة وبعدها، بينما يتم وضع الجملة في نهاية الرسالة بأقصى درجات الاحترام والتقدير كنوع من الشكر والثناء على مستقبل الرسالة.
7- التوقيع
يتم تعريف التوقيع على أنه أحرف أو كلمات تشير إلى كاتب الرسالة ومن هو، ويتم وضعها في نهاية الصفحة.
8- المرفقات
هي وثائق توضع ضمن الرسالة الإدارية وتعمل على دعم الهدف المنشود للبعثة.
أهمية الرسالة الإدارية
الرسائل الإدارية لها أهمية كبيرة خاصة في بيئة العمل، وتتلخص تلك الأهمية في عدة نقاط على النحو التالي:
- الرسالة هي وسيلة اتصال بين إدارات العمل والإدارات المختلفة، سواء كان ذلك ضمن نطاق بيئة العمل الداخلية، أو خارج النطاق ليشمل مؤسسات أخرى.
- الرسائل توفر الوقت والجهد، فبدلاً من ذهاب الشخص نفسه إلى المكان المحدد لتوضيح طلباته، يقوم بإرسال الرسالة التي تحقق الغرض وتحقق المطلوب في وقت أقل وبجهد أقل.
- الرسائل هي وثيقة رسمية يمكن الرجوع إليها في حالة وجود مشكلة أو شيء يتعلق بموضوع الرسالة.
- يمكن استخدام الخطابات الإدارية كوسيلة إعلانية خاصة في الشركات التي تعمل في مجال التجارة وترغب في وضع العديد من الإعلانات.
أنواع الخطابات الإدارية
هناك عدة أنواع من الخطابات الإدارية التي يمكن تقديمها لمدير أو رئيس مجلس الإدارة، وهي كالتالي:
1- الرسائل الإدارية العامة
يستخدم هذا النوع من الرسائل بين أقسام العمل المختلفة لتعزيز التواصل والروابط بين تلك الإدارات، ويحتوي على مواصفات للرسائل الرسمية، وتختلف هذه الأنواع من الرسائل حسب هدف الرسالة، لذلك نجد رسائل تحتوي على معلومات عامة عن جميع الموظفين بينما توجد رسائل أخرى تحتوي على بيانات متعلقة بقسم معين في بيئة العمل.
2- المذكرة الإدارية
هي نوع آخر من الرسائل الإدارية، لكنها تتميز بصغر حجمها الذي لا يتجاوز صفحة واحدة، وهذه الرسالة تحتوي على معلومات مهمة بطريقة مباشرة، وتستخدم لغرض التذكير بحدث يومي، أو تخصيص مهمة محددة.
3- تقرير إداري
هي مجموعة من المعلومات المكتوبة، أو يمكن أن تكون شفهية بالحديث عن موضوع معين، وتقديم تفسير للبيانات وتوضيحها بالشكل المطلوب، والغرض من كتابة هذا التقرير، وهذا النوع من الرسائل يساعد على تنفيذ ما هو ضروري. الإجراءات خلال بيئة العمل.
نصائح عند كتابة الخطابات الإدارية
- التأكد من استخدام المظاريف الرسمية التي تحتوي على غلاف يتضمن بيانات مرسل الرسالة، في حال كان المرسل رسميًا.
- الاهتمام بكتابة العناوين داخل الحرف.
- الإشارة إلى وجود نسخ أخرى من الرسالة إذا تم إرسالها إلى أكثر من جهة أو أكثر.
في ختام موضوعنا حول خطاب إداري موجه إلى مدير المدرسة، نأمل أن نكون قد قدمنا لك المعلومات التي قدمناها لك حول هذا الموضوع.