تعريف السكرتارية
وظيفة السكرتارية من الأعمال التي تعتمد على تنظيم البيانات والمعلومات الخاصة بالمؤسسة أو الشركة بطريقة منظمة بحيث يسهل على المدير المسؤول الرجوع إليها، وهو عمل إداري يحتاج إلى تعلم بعضه. مهارات وخبرات.
وظيفة السكرتارية هي حلقة الوصل بين المدير والإدارة العليا وبقية الموظفين، وتنظم الأمانة المواعيد والزيارات والتعامل مع كبار المسؤولين والمهام الوظيفية الأخرى.
كيف تصبح سكرتيرة ناجحة
لكي تصبح سكرتيرًا ناجحًا، يجب عليك القيام بالعديد من الأشياء.
1- إدارة الوقت
يجب أن تتعلم كيفية إدارة وقت مديرك بشكل صحيح ومنطقي، كما يجب عليك الالتزام بالمهام التي يطلب منك المدير القيام بها في الوقت المحدد.
على سبيل المثال: إذا طلب منك طلب تقديمه في اليوم التالي، فيجب عليك الاستعداد له من تلك اللحظة حتى يكون هذا الطلب جاهزًا قبل تاريخ استحقاقه أو في الوعد المحدد حتى لا تقع في موقف محرج.
2- مهارة البحث
تعتبر مهارة البحث من المهارات الأساسية التي يجب أن يمتلكها السكرتير، بحيث يكون لديك خبرة بالطريقة الصحيحة للبحث عن المعلومات والوصول إلى المعلومات والبيانات الصحيحة بدقة.
قد يُطلب منك إجراء حجوزات سفر، وطلب معلومات حول شركة منافسة معينة، ومعلومات حول بعض العملاء، ومعلومات أخرى تحتاج إلى معرفة الطريقة الصحيحة للبحث عنها.
3- مهارات الحاسوب
نظرًا لأن أجهزة الكمبيوتر أصبحت الآن جزءًا رئيسيًا من أي عمل، لهذا السبب يجب أن يمتلك السكرتير الناجح العديد من المهارات المختلفة لاستخدام الكمبيوتر، سواء كان ذلك عن طريق تعلم التعامل مع الكمبيوتر نفسه أو استخدام الإنترنت.
إذا لم يكن لدى السكرتيرة هذه الخبرة، يمكنها أخذ بعض الدورات التدريبية التي ستساعدها في ذلك.
المهارات التي يجب أن يمتلكها السكرتير
هناك بعض المهارات التي يجب أن تمتلكها السكرتيرة حتى تنجح في عملها، ومنها:
1- مهارات التعامل مع الآخرين
يجب أن يتمتع السكرتير بالقدرة على التواصل بشكل فعال مع الآخرين، سواء من خلال الهاتف أو البريد الإلكتروني أو التفاعل المباشر مع الآخرين.
2- تدوين الملاحظات
إذا كنت تتطلع إلى أن تكون سكرتيرًا ناجحًا، فيجب أن تهتم بتدوين الملاحظات الدقيقة التي يحتاجها العمل، ويمكن تسجيل ذلك إما كتابيًا أو على جهاز كمبيوتر أو حتى تسجيله.
3- الالتزام بساعات العمل
ومن الأمور التي يجب أن يأخذها السكرتير في الاعتبار الالتزام بالحضور وترك ساعات العمل، لأن التأخير على السكرتير قد يؤدي إلى تعطيل بعض المهام.
4- القدرة على التواصل مع الآخرين
السكرتير كما ذكرنا هو حلقة الوصل بين الإدارة والموظفين، وبين العملاء. لهذا السبب يجب أن يتمتع السكرتير بالقدرة على التواصل الفعال مع الآخرين بنجاح، وترتيب المواعيد المناسبة للجميع.
5- البحث عن المعلومات الدقيقة
أهم شيء من البحث عن المعلومات هو البحث عن صحة المعلومات ودقتها، لأن المعلومات التي يحصل عليها السكرتير تستند إلى العديد من أساسيات العمل.
6- تعلم أكثر من لغة
هناك بعض أعمال السكرتارية التي تتطلب منك تعلم أكثر من لغة حتى تتمكن من التعامل مع جميع فئات العملاء، خاصة إذا كانت طبيعة الشركة تتعامل مع عدة جنسيات.
اللغة الإنجليزية من اللغات الأساسية التي يجب على السكرتيرة أن تحرص على تعلمها، لأنها تحتاجها في كثير من الأعمال التي تقوم بها، سواء في الكتابة عن العمل على الكمبيوتر أو التحدث مع بعض العملاء.
واجبات السكرتارية
للسكرتير بعض الواجبات الوظيفية المحددة مثل:
- يتمثل دور السكرتير في الاهتمام بالوظائف الإدارية المختلفة، مثل: جمع بعض المستندات، وإجراء المعاملات الكتابية، وإبرام بعض الاتفاقيات والعقود.
- هناك بعض الفروع الطبيعية أو القانونية أو الثقافية لعمل السكرتير.
- استلام البريد اليومي وتصنيفه وتسجيل البريد الوارد والصادر على حدة وعرضه على الإدارة.
- كتابة التعليمات والتقارير وتوزيعها على الإدارات والفروع الداخلية والخارجية ومتابعة إرسالها سواء بالبريد الإلكتروني أو بالفاكس أو بأي طريقة أخرى.
- ملخص عن آخر الأخبار والمستجدات في المجال الذي يعمل فيه السكرتير وعرضه على الإدارة، والتأكد من مراقبة المتنافسين.
- تحديد المواعيد والالتزامات والقيام بإلغاء وتعديل بعض التعيينات حسب ظروف العمل أو ظروف الإدارة.
- التعامل مع جميع المكالمات الهاتفية التي تتلقاها الشركة وتحويلها إلى المدير أو الاتفاق على مواعيد للمقابلات مع المدير المسؤول.
أهمية أعمال السكرتارية
- تخفيف العبء على الإدارة والمديرين، لأن السكرتير يقوم ببعض الأعمال التي يحتاجها المدير ويكون جاهزًا له فورًا.
- التنسيق بين المدير والموظفين أو بين رجال الأعمال الذين يتعاملون معهم.
- ضمان التواصل بين الإدارة والجهات الأخرى.
- توفير المعلومات والبيانات التي يحتاجها المدير دون بذل أي جهد منه.
- ترتيب تعيينات المدير.
مع هذا، سوف نوضح كيف تصبح سكرتيرًا ناجحًا، وإذا تم الالتزام بجميع العناصر الرئيسية التي يجب أن يمتلكها السكرتير، فستكون قادرًا على إثبات نفسك فعليًا في مهنة السكرتير.