مفهوم الكفاءة والفعالية
- كثير من الناس يخلطون في التمييز بين مفهوم الكفاءة والفعالية لدرجة أن البعض يعتقد أن الكفاءة هي الفعالية، وهذا خاطئ تمامًا، لذلك سنشرح لك الفرق بين المفهومين.
- أولاً، الكفاءة: يمكننا تعريف الكفاءة على أنها تحقيق أفضل استخدام للموارد المتاحة لك من أجل تحقيق هدفك بأقل قدر من التكاليف والوقت والجهد، أي تحسين أدائك في عمل معين، ولكن أنت يجب أن يأخذ في الاعتبار تقليل الجهد وتقليل الوقت والتكلفة، أي يمكننا القول أن الكفاءة تتعلق بالحصول على أكبر مخرجات ونتائج ممكنة ولكن بأقل قدر من المدخلات.
- ثانياً، الفعالية: هي أداء المهام والأمور التي يجب القيام بها فقط. أي أن المهم في الفعالية هو أن تقوم بالمهمة بشكل صحيح ولا يهم التكاليف والوقت والجهد الذي تبذله في هذه المهمة.
- يمكننا أن نلخص القول ونقول إن الكفاءة هي القيام بالأشياء الصحيحة ولكن بالطريقة الصحيحة. الكفاءة هي القيام بالأشياء الصحيحة فقط لتحقيق أهدافك.
الفرق بين الكفاءة والفعالية
- من الكلمات السابقة نلاحظ أنه يمكنك أن تكون فعالاً في مهامك، لكن هذا لا يعني أنك كفؤ، أي أنه من الممكن أن تحقق أهدافك، مما يعني أنك تحقق شرط الفاعلية، لكنك تحققه. بتكلفة كبيرة أنك تهدر الموارد المتاحة وهذا يعني أنك لا تحقق متطلبات الكفاءة وسيؤثر ذلك بطريقة ما. إنه أمر سلبي بالنسبة لك أو للمؤسسة التي تنتمي إليها وسيؤثر بالطبع على الفعالية.
- أي أن كل شخص كفء هو كفء وليس كل شخص كفء
- دعونا نشرح الفرق بين الكفاءة والفعالية بصيغة بسيطة
- الكفاءة هي النسبة بين المخرجات والمدخلات، أي أنها نسبة بين الناتج والموارد.
- الفعالية هي النسبة بين الأهداف التي تم تحقيقها والأهداف التي تم تحديدها.
مصفوفة الكفاءة والفعالية
- كفاءة منخفضة وفعالية منخفضة: إذا لاحظت انخفاضًا في كل من الكفاءة والفعالية، فهذا يعني دعوة للاستيقاظ، سيؤدي ذلك إلى أداء منخفض ونتائج منخفضة للغاية، وقد يكون هذا بسبب تحديد أهداف غير صحيحة وعدم الاستخدام الموارد المتاحة بشكل صحيح، ويجب أن تكون حازما في التعامل مع هذه المشكلة.
- كفاءة منخفضة وفعالية عالية: وهذا يعني أنك قمت بالاختيار الصحيح لأهدافك وحققتها، ولكن لم يتم تحقيق الاستخدام الأمثل والصحيح للموارد والوسائل لتحقيق تلك الأهداف، مما يعني أن النتيجة المطلوبة قد تحققت، ولكن يمكن أن يكون ذلك بتكلفة عالية أو جودة منخفضة أو بجهد إضافي، والحل لهذه المشكلة هو التدريب والتطوير على الاستخدام الصحيح للموارد.
- كفاءة عالية وفعالية منخفضة: في هذه الحالة، تم استخدام الوسائل والموارد المتاحة بطريقة مثالية، ولكن لم يتم الاختيار الصحيح للأهداف، أو لم يؤد الشخص المهام المطلوبة منه على الرغم من استخدامه الصحيح للموارد و الحل لهذه المشكلة هو تحديد الأهداف بشكل صحيح وتحفيز الناس على تحقيق المهام المطلوبة.
- كفاءة عالية وفاعلية عالية: هذا ما نريده جميعًا وهو اختيار الأهداف الصحيحة وتحقيقها بالاستخدام الأمثل للموارد والوسائل المتاحة، وهذا ينتج عنه النتيجة المرجوة والمنتج بالجودة المطلوبة والسعر المناسب بدون جهد كبير وغير ضروري.
أهمية الكفاءة والفعالية
- لا شك أن الاهتمام بالفرق بين الكفاءة والفعالية أمر مهم للغاية، خاصة في إدارة الأعمال، حيث تكون تطورات الأعمال كبيرة وأصبحت المنافسة أمرًا ضروريًا بين المنظمات أو الشركات في الأسواق. لذلك فإن من أهم طرق المقارنة بين الشركات المختلفة الكفاءة العالية وليس الفعالية فقط. حيث أن الكفاءة تؤثر بشكل جذري على استخدام الموارد وتوفر عليها الوقت والجهد في إنتاج المنتج، وهذا لا يقلل من الفعالية، حيث من الضروري الانتباه إلى الفعالية التي تمكن المؤسسات والشركات من الوصول إلى النتائج أو الأهداف المرجوة. لذلك، يجب أن تكون الكفاءة والفعالية موجودة في أي منظمة.
أمثلة على الكفاءة والفعالية
- يمكننا شرح الفرق بين الكفاءة والفعالية من خلال مثال للطالب. بالطبع، سيكون هدفه الأساسي هو النجاح. شرط الفعالية هنا يتحقق إذا نجح حتى ولو بدرجة مقبولة، ولكن في ذلك الوقت لن يكون قد حقق مفهوم الكفاءة. أما متطلبات الكفاءة فيعني حصول الطالب على تقدير ممتاز.
- مثال آخر هو إذا وجدت داخل منزلك حشرة صغيرة ولكنها ضارة وتريد التخلص منها. على سبيل المثال، إذا استخدمت مطرقة ثقيلة وضربتها بضربة واحدة وقضت عليها، فهذا يعني أنك استوفيت شرط الفعالية وهو القضاء على الحشرة، لكن في هذا النشاط حققت شرط الفعالية دون اعتبار. متطلبات الكفاءة لأنك استخدمت موارد وجهدًا أكثر بكثير مما تحتاجه لهذه المهمة.
قصص تشرح الفرق بين الكفاءة والفعالية
- دعنا نخبرك قصة رائعة أخرى، وهي قصة شاب تم تعيينه في منجم فحم وبطبيعة الحال عندما كان شابًا. بالطبع تميز بالحماس وأراد أن يظهر كل مهاراته وأنه يستحق العمل هناك. وبالفعل جاء الشاب المتحمس للعمل مبكرًا قبل أي شخص آخر وبدأ العمل وكان يضرب الفأس بكل قوته حتى يظهر أنه فعال في عملها وفي العمل جاء رجل عجوز، ومن الواضح أن هو كبير في السن في تلك المهنة. عندما رآه الشاب قال: “بالضبط أستطيع أن أضرب هذا الرجل العجوز في العمل”. بدأ الرجل العجوز في العمل، ولاحظ الشاب أنه كان يصطدم بالفأس بهدوء. تفاجأ الشاب لكنه قال لنفسه طبعا سأفوق هذا الرجل الهاديء العجوز وواصل عمله. في نهاية اليوم، اندهش الشاب عندما اكتشف أن الرجل العجوز قد أنجز أكثر مما فعل، على الرغم من أن الشاب بذل مجهودًا أكبر بكثير مما فعل، لكن الشاب لم يرغب في الاستسلام، و في اليوم التالي ضاعف جهده وضاعف قوته لضربه بفأس، لكنه وجد أيضًا في نهاية اليوم أن الرجل العجوز قد أنجز أكثر منه. اندهش الشاب وقال في نفسه: لقد بذلت جهداً أكثر بكثير من الرجل العجوز، فلماذا ينجز أكثر مني، وأنني أقضي وقتًا أكثر مما أقضيه في العمل منذ أن حضرت مبكرًا. فأخبر الشاب العجوز بما كان يدور في خلده، فضحك الرجل الفاسد وقال له: عليك أن تضع اختيارك في الذكاء. تفاجأ الشاب واستنكر أن التابع ليس له عقل لكي يكون لديه ذكاء.
فقال له الرجل العجوز: لقد ضربت الحجر بقوة كبيرة، لكن هذا ليس أهم شيء، ولا الوقت الذي تقضيه، لكن أهم شيء هو الأسلوب والاستراتيجية التي تستخدمها، حيث من المهم أن انتبه إلى كيفية اصطدامك بالحجر ومكان ضربه على وجه التحديد. لأنه من الممكن القيام بضربة واحدة، ولكن سيكون لها نتيجة أفضل بكثير من مائة ضربة إذا انتبهت إلى المكان والطريقة والوقت الصحيح لضربها.
من هنا، نستنتج أنه لا يكفي أن تكون فعالاً للقيام بالمزيد، ولكن من المهم للغاية أن تكون فعالاً في استخدام الموارد المتاحة لديك. هذا مثال واضح على الفرق بين الكفاءة والفعالية.
علاقة الكفاءة والفاعلية بالقيادة والإدارة
- إذا استخدمت شروط الفعالية إلى أقصى حد، فهذا يعني أنك استخدمت مبادئ القيادة.
- إذا حققت شروط الكفاءة، فهذا يعني استخدامك الصحيح لمبادئ الإدارة.
- حيث أن القيادة تهتم بالأهداف والمهام التي نريد تحقيقها، بينما تهتم الإدارة بكيفية أداء وإنجاز تلك المهام.
في ختام هذا الموضوع تحدثنا عن الفرق بين الكفاءة والفاعلية وعلاقتها بالقيادة والادارة. كما أوضحنا لكم مفهوم الكفاءة والفاعلية من خلال سرد بعض الأمثلة والقصص لتوضيح أهمية الكفاءة والفعالية.