هل لدى إدارة المكاتب مستقبل لقد أدى تخصص إدارة المكاتب في الآونة الأخيرة، لا سيما في العقد الماضي، وزيادة التحكم في التطبيقات التكنولوجية والعمل عن بُعد إلى تغيير متطلبات وغرض هذا النشاط بشكل جذري. بعد أن كانت مجرد مهام روتينية مثل الاحتفاظ بالملفات المهمة في انتظار إعادتها إليها، وتنظيم الملفات المتعلقة ببيانات الموظف والشركة، نمت المسألة لتصبح مهمة شاقة في العديد من الشركات ذات الاحتياجات المتخصصة لمناقشة أهم المعلومات حول التخصص معك. إدارة المكاتب ووظائفها وأنواعها سواء كان لها مستقبل أم لا.
تعريف مقرر إدارة المكاتب
يُعرف الموظف الذي يعمل في مجال إدارة المكاتب باسم “مدير المكتب” ويرتبط هذا المسمى الوظيفي بالعديد من المهام الأساسية التي يجب على مدير المكتب القيام بها بانتظام وبشكل روتيني، ولكنها قد تختلف عن مؤسسة العمل من ناحية أخرى، يتنوع على سبيل المثال عمل مدير المكتب في مؤسسة أكاديمية مثل الجامعات حول مدير المكتب في شركة تجارية، وكذلك مدير المكتب في مؤسسة حكومية، إلخ، ولكن هناك العديد من المهام الرئيسية الموجودة في تقريبا جميع تخصصات إدارة المكاتب، مثل تنظيم الملفات الهامة والاجتماعات مع أصحاب القرار والمسؤولين العموميين، فضلا عن المهام في مجال الاتصالات والموارد البشرية.
هل إدارة المكاتب لها مستقبل
نعم، والإجابة على هذا السؤال ذات شقين. الجزء الأول يتعلق بالشركات ومعاهد العمل العلمية وغيرها التي لا تزال تعتمد على النظام الإداري الروتيني لإدارة العمليات التجارية العادية التي يقوم بها الموظف العمومي، وفي هذه الحالة من المتوقع أن تستمر الحاجة إلى التخصص، ولكن بوتيرة أبطأ. وتيرة معدل نمو التحول الرقمي والاعتماد على التكنولوجيا التي من المتوقع أن تتقدم أكثر في مجال إدارة المكاتب، والتي تتطلب بلا شك مكونًا بشريًا، ولكن مع المزيد من المتطلبات الوظيفية مثل قدرتها على التعامل مع التكنولوجيا والبرمجيات التي تتحكم في الملفات و تسهيل معالجة الاستفسارات أو معالجة بيانات العملاء، وتنظيم البيانات المتعلقة بالشركة، وما إلى ذلك.
معلومات عن دراسة إدارة المكاتب
تقوم العديد من الجامعات بتدريس إدارة المكاتب كموضوع وظيفي واحد يتطلب درجة علمية لتلبية احتياجات سوق العمل، لا سيما في ضوء التطور التكنولوجي الذي حول هذه المهنة من وظيفة روتينية تنظيمية بحتة إلى مهنة ذات خصائص ومتطلبات مختلفة الكادر، وهذه المواد هي أشهر المواد أو البرامج التي تدرس في هذا الموضوع في معظم الجامعات
- حوكمة الشركات.
- المصادر البشرية.
- إدارة التسويق.
- تطبيقات الحاسوب وبرامج الحاسوب.
- كتابة تقنية.
- الاتصالات الإدارية.
- مهارات الكتابة.
- إدارة الوقت.
- عمل.
- إدارة الجودة.
- إجراءات السكرتارية.
اقرأ أيضًا كيف أجد الدورة التدريبية المناسبة لي
نوع النشاط في مجال إدارة المكاتب
من المتوقع أن يعمل خريج إدارة المكاتب في مناصب مختلفة، مثل المساعد الإداري أو السكرتير الخاص أو منسق الموارد. يعتمد استخدام مديري المكاتب على الدرجة الأكاديمية وليس فقط على المعرفة السابقة. الموضوع الرئيسي لإدارة المكتب أو متخصص في إدارة الأعمال. بشكل عام، وظيفة مدير المكتب هي التعامل مع عدد من المهام الأساسية التي تعتمد على التنظيم الإداري. على وجه الخصوص، يمكن الإشارة إلى أن وظيفة مدير المكتب هي إدارة أعمال السكرتارية والتعامل مع الأشخاص داخل وخارج منظمة العمل، وكذلك تطبيق التقنيات الحديثة لتنظيم الملفات والتخطيط، وإعداد المشاريع المكتبية وممارسة مهام الطباعة.
المهارات المطلوبة للتخصص في إدارة المكاتب
نظرًا لأن مديري المكاتب هم نقطة الاتصال الأولى داخل منظمة الشركة أو الشركة وعليهم بناء بيئة عمل رائعة كمساعدين تنفيذيين، يمكن القول أن مجال إدارة المكاتب له مستقبل قوي، ولكن عند الانتهاء من العمل، تطور المهارات الشخصية التي تحاكي التغييرات الحالية من وجهة نظر تقنية وتكنولوجية، فهذه هي أهم المهارات المطلوبة للتخصص في إدارة المكاتب[1]
- مهارات الاتصال الفعال يجب أن يتمتع مدير المكتب بقدرة قوية على التواصل مع العملاء أو الموظفين أو المسؤوليات في العمل لمجرد أنهم نقطة الاتصال بين جميع هذه الفئات وبالتالي يتمتعون بمكانة ممتازة في تعزيز سمعة الشركة في التنظيم و بناء الثقة.
- استخدام الكمبيوتر تعد هذه المهارة من أهم المهارات المدرجة في قائمة المهارات الصعبة أو المهارات المرتبطة بالتعلم، وهي إحدى النقاط الرئيسية التي تركز عليها الشركات من أجل تعيين مديري المكاتب ومراعاة فرق مهم بين حاملي هذا التخصص في استخدام برامج الحاسب الآلي التي تسهل العمل التنظيمي بدلاً من الترتيب المعتاد.
- إدارة الوقت يجب أن يتفوق مدير المكتب بالتأكيد في إدارة الوقت أكثر من أي شخص عادي، ومن خلال هذه القدرة يمكنه تنظيم جميع الأعمال والمهام المعلقة على أساس زمني معقول، مما يضمن الفعالية المطلوبة دون تعطيل العمل، ولهذا نعلن أن العديد من الجامعات متخصصة في إدارة المكاتب. تقوم بتدريس إدارة الوقت في برنامج درجة.
- مهارات التفاوض ينطوي منصب إدارة المكتب على قدر معين من الجهد التفاوضي، على سبيل المثال يمكنه التفاوض بشأن الميزانية أو الحصول على امتيازات لشركته أو مشرفه أو المؤسسة وغيرها من الأمور التي تتطلب التفاوض مع طرف آخر لتحسين الامتيازات أو العلاقات بناء الشخصيات والأطراف الأخرى لضمان أفضل حل وسط يناسب الجميع.
كيف أحصل على درجة عالية
ما هي الاتجاهات المستقبلية لبرنامج درجة إدارة المكاتب
الوظائف تخضع باستمرار لعمليات التطوير وفقًا لمتطلبات العصر والأزمنة الحالية، وهناك العديد من الوظائف التي اختفت بسبب عدم تمكنها من التطور بشرح طريقة تتطلبها بشكل عاجل، خاصة مع إتقان التكنولوجيا القادرة لإنجاز العديد من المهام في نفس الوقت، وتعتبر هذه الأنشطة تخصصًا. تحتاج إدارة المكتب إلى مزيد من التطوير الوظيفي الآن وفي المستقبل، ويمكن لمدير المكتب اتخاذ هذه الاتجاهات[2]
توسيع المهارة
عندما يتم تشغيل المزيد من الوظائف ؛ من الضروري أن يكون لدى مدير المكتب مهارات شخصية أكثر تطوراً ستمكنه من استخدام هذه التقنية التي حلت محل الأوراق المزدحمة وكيفية إدارة البرامج على أجهزة الكمبيوتر، وخاصة البرامج التي تركز على مهام إدارة المكاتب مثل النصوص وجداول البيانات وبرامج تركيز البيانات، وعليه أن يتقنها، لا أن يعرفها فقط.
الشركات الرائدة
يحتاج محترفو إدارة المكاتب إلى اتباع نهج ريادي بشكل متزايد في انضباطهم، لذلك يجب أن يتمتع مدير المكتب بخلفية قوية في مبادئ الإدارة التجارية والتقنية، بالإضافة إلى مهارات التفاوض والميزنة والرصد والتواصل الإلكتروني التي انتقلت إلى وسائل التواصل الاجتماعي و وسائل التواصل الاجتماعي وأن تصبح على درجة الماجستير في التعامل مع العملاء أو الاستفسارات المختلفة.
إدراج التخصص
في العقد القادم، من المتوقع ألا يكون لقب كاتب المكتب كافياً لنقل نطاق وعمق المهارات والخبرة المهنية للمهنيين الشباب. ينقسم هذا التخصص إلى عدة مجالات فرعية أكثر تخصصًا، على سبيل المثال نجد وظيفة منسق الموارد التي توظف فقط القوى العاملة ذات المهارات العالية والموارد المناسبة، وهذه الوظيفة كانت من بين المهام العديدة لمدير المكتب، وأصبحت وظيفة فرعية أخرى مثل مراقب سير العمل الذي سيعمل ستوفر الاستفادة الكاملة من موارد الشركة.
أهمية إدارة المكاتب
تكمن أهمية تخصص إدارة المكاتب في كونه يضمن المعالجة الدقيقة وتوازن عمليات العمل داخل المؤسسات على اختلاف أنواعها وتخصصاتها، وترتبط هذه الوظيفة بمهمة الإشراف على التسويق، وهو أمر مهم للشركات الصناعية والتجارية، هذا بالتأكيد بالإضافة إلى حقيقة أن مدير المكتب على دراية بمراقبة إجراءات العمل، وتقييم النتائج في الموقع وآراء وآراء العملاء، وربما تبين كل هذه النقاط أن هذا التخصص له إمكانية المهارات الفنية والمستقبلية.
إقرئي أيضا دورات إدارة الأعمال للفتيات وأهم مميزاتها ومجالات العمل لخريجات إدارة الأعمال
وبذلك نختتم مساهمتنا هل لشهادة إدارة المكاتب مستقبل ناقشنا فيه الإجابة على هذا السؤال مع سرد مفصل لتعريف درجة إدارة المكاتب، والمعلومات المتعلقة بالدرجة ونوع الدرجة الوظيفية للعمل يقوم مديرو المكاتب كما ننظر إلى مستقبل هذا التخصص واتجاهاته الجديدة.