ما هو التقرير
التقرير مكتوب لغرض محدد ولجمهور محدد، ويسعى التقرير إلى تقديم أدلة ومعلومات محددة، من خلال تحليلها وتطبيقها على قضية، وعرض المعلومات الواردة فيها بطريقة منظمة وواضحة في العناوين والأقسام وذلك لتسهيل قراءتها على الجمهور المستهدف وتحديد الغرض المقصود منها.
كيف تكتب التقرير
هناك بعض الإرشادات العامة التي يجب أن تضعها في اعتبارك قبل البدء في كتابة التقرير، ومن أهمها ما يلي:
1- الهدف من كتابة التقرير
التقرير مكتوب لأغراض عديدة، مثل تقديمه إلى مديرك في العمل، أو على أستاذك الجامعي، لذلك من الضروري قبل البدء في كتابة التقرير أن تحدد الهدف من كتابته، ومن خلال ذلك تمكنت من لتحديد الجمهور المستهدف، وأنت تعلم أن كتابة التقرير أمر ضروري، قم بتضمين معلومات دقيقة وصحيحة وموجزة حول الموضوع الذي تكتب التقرير من أجله.
2- المنهج العام للتقرير
عند كتابة التقرير من أعلى إلى أسفل، سيساعدك ذلك في حل المشكلة وترتيب أفكارك التي ستحتاج إلى عرضها، لكن هذا الهيكل لكتابة التقرير يحتوي على عدد من التفاصيل، وهي كالتالي:
- اكتب الخطوط العريضة لكل قسم.
- اكتب الخطوط العريضة لكل فرع.
- مخطط مستوى الفقرة الذي يتضمن عرض الفقرة كنقاط أو تدفق الأفكار.
- كتابة تدفق الأفكار في جمل لمساعدتك في بناء تقريرك.
- عند التفكير في تحديد الخطوط العريضة لكل فقرة، يجب أن تأخذ بعين الاعتبار الجداول والرسوم البيانية والأرقام كجزء من التقرير.
3- ما الذي يجعل التقرير جيداً
هناك عدة أسباب تجعل التقرير شكلاً من أشكال التقييم الكتابي، وهي كالتالي:
- معرفة ما تعلمته وتوصلت إليه من خلال قراءتك وأبحاثك.
- من أجل إعطائك مهارة وخبرة مهمة تستخدم على نطاق واسع في العمل.
- يقدم التقرير تحليلاً لبعض الحقائق المتعلقة بمشكلة ما.
- قم بتضمين جميع الموارد التي ربما لجأت إليها في تقريرك، ولا تسرق المراجع.
4- بناء التقرير
فيما يلي سوف نتعرف على هيكل ومكونات التقرير، كما يجب عليك استخدام ذكائك في كتابة التقرير، فهذه المكونات ليست سوى مبادئ وإرشادات وليست قواعد ثابتة:
- العنوان هو أهم جزء في التقرير، حيث أنه يلخص الفكرة الأساسية للموضوع. لذلك، يجب أن تختار عنوانًا جذابًا للقارئ حتى يكون له تأثير جيد.
- يجب أن يكون الملخص قصيرًا، ويحتوي على فقرتين فقط، وأن يكون في حدود 250 كلمة، ويجب أن يحتوي على جوهر التقرير.
- مقدمة، بعض التقارير تبدأ بكتابة مقدمة، ويجب أن يتضمن ذلك الجزء إجابات لأسئلة مهمة في التقرير، مثل الإجابة على ما هو أصل المشكلة، وما الحل؟
- المعلومات الأساسية، التي يقدم فيها المعلومات الأساسية عن المشكلة للقارئ.
- يمكن تقسيم القسم المنهجي، وهو جزء رئيسي من التقرير، إلى النقاط التالية:
- المخطط التفصيلي الذي ستبنى عليه فكرة المنهجية التي سيتم استخدامها في التقرير.
- استخدام الأرقام، أي شرح منهجية التقرير على شكل نقاط.
- المصطلحات، أي تعريف كل مصطلح تم استخدامه في التقرير.
- نتائج. عادة ما تحتاج إلى عرض النتائج في شكل رسم بياني يعرض ما تهدف إلى تقديمه. ما هي النتائج ومعايير الأداء؟
- التوصيات التي توضح فيها بعض الافتراضات التي تتطلب إثباتًا مرة أخرى.
- الاستنتاجات من أهم الأمور التي يركز عليها القارئ العنوان، المقدمة، الملخص، الاستنتاجات.
مراحل كتابة التقرير
هناك مجموعة من الخطوات التي يجب الالتزام بها في كتابة التقرير، وهذه الخطوات هي كما يلي:
1- تحديد موضوع التقرير
من الأمور المهمة والضرورية في كتابة التقرير الحرص على تحديد المعلومات التي تريد توضيحها أو نقلها إلى شخص آخر، مما قد يساعدك على تنظيم أفكارك بشكل صحيح، كما يمكنك أيضًا من تنظيم معلوماتك وقائمتك بسلاسة، مما يسهل على الآخرين فهمه بسهولة.
2- استخدم مصادر المعلومات
إذا كنت ترغب في إرفاق بعض المستندات أو المعلومات، فيجب الرجوع إليها إما بالحصول عليها من الجهات المختصة لإرفاقها بالتقرير، أو بالبحث عنها عبر الإنترنت.
3- الكتابة الأولية
- صمم مسودة يمكنك من خلالها تقديم أفكارك وإجراء تعديلات وتغييرات عليها حتى تصل إلى الشكل النهائي الذي سيتم إرساله بالفعل.
- راجع التقرير بعناية قبل إرساله، حتى لا يحتوي على أخطاء إملائية أو معلومات خاطئة أو غير مرتبة.
عينة من كيفية كتابة التقرير
أدناه سنتعرف على نموذج لكتابة تقرير لعدة أهداف مختلفة، بما في ذلك ما يلي:
1- نموذج لكتابة تقرير عمل
- يختلف شكل كتابة تقرير العمل حسب الغرض المطلوب منه، حيث توجد تقارير متابعة دورية يتم كتابتها بهدف تحقيق التواصل بين الإدارات المختلفة، ومتابعة سير العمل، وتحديد جوانب الإنجاز و وهناك أيضا تقارير للموظفين تحتوي على وضعهم الوظيفي بين المثالية والتقاعس، وكذلك هناك تقارير تحتوي على المهام والمهام التي ترسلها الإدارة العليا إلى موظفيها.
- يجب أن تكون جميع تقارير العمل رسمية في الغالب، حيث تبدأ باسم الشخص الذي سيتم توجيهها إليه، ثم يتم تقديم التحيات، ثم يتم سرد المعلومات التي تريد توصيلها إليه بطريقة منظمة وواضحة، و نختتم بجملة “تفضلوا بالقبول الأكثر احتراماً” مع توقيع المرسل ووصفه، وكتابة تاريخ التقرير.
- إذا تضمن التقرير أي أوراق أو وثائق رسمية فيجب الاطلاع عليها وكتابة مرجع للقارئ أسفل التقرير لإبلاغه بإرفاق هذه المستندات حتى يتمكن من الالتفات إليها.
2- نموذج لكتابة تقرير نشاط مدرسي
- من المهم أن يكون للطالب نشاط خاص به في مدرسته يساعده على التعبير عن مواهبه وقدراته الخاصة، وبالتأكيد بعد الانتهاء من هذا النشاط سيكون هناك تقرير رسمي يشيد بقدرات الطالب واجتياز تلك المرحلة.
- هذا التقرير يحمل اسم الطالب والنشاط الذي حرص عليه وطول فترة التدريب ومعلومات أخرى.
3- نموذج لكتابة تقرير عن زيارة
غالبًا ما ترسل المدارس والجامعات والمؤسسات والهيئات العديد من طلابها أو موظفيها لزيارات ميدانية لبعض المؤسسات الأخرى، أو إلى أماكن سياحية وترفيهية للاستجمام، والتعرف على نماذج جديدة حتى يتمكنوا من الاستفادة منها في حياتهم العملية والعلمية وغالباً ما يطلب تقرير عن هذه الزيارة من أجل معرفة مدى الفائدة التي يقدمها الزائر.
وهنا وصلنا إلى نهاية المقال، بعد أن تم توضيح كل المعلومات الخاصة بمفهوم التقرير، وكيفية كتابته، مع تقديم مثال عن كيفية كتابة التقرير.