أهمية إدارة المشروع
إن نشوء المشاريع بهدف الحصول على أرباح وجني الأموال، أو تقديم خدمات، والإدارة السليمة للمشاريع مفيدة في تحسين جودة العمل، بالإضافة إلى أهميتها التي تكمن في الآتي:
- قياس نجاح أو فشل المشروع: يحدث ذلك من خلال مقارنة النتائج التي تم الوصول إليها، مع الأهداف التي تم تحديدها قبل بدء المشروع.
- السيطرة على العمل: تعد المتابعة ومتابعة العمل للتأكد من أن الطريق الصحيح يسير من أهم الطرق التي تساعد في نجاح المشاريع، وتضمن الاستقرار والاستمرارية في حالة الالتزام بالمعايير التي تم وضعها سابقاً.
- الإدارة المالية للمشروع: أو كما يطلق عليها إدارة المصروفات أو التكاليف، فلكل مشروع ميزانية محددة يجب ألا تتجاوزها، حتى يحقق الأرباح المطلوبة، وهذه مسئولية هذه الدائرة.
- إدارة المخاطر: قد تواجه معظم المؤسسات، سواء كانت ربحية أو خدمية، بعض الصعوبات خلال فترة عملها، لذلك يجب أن تكون هناك دائمًا حلول بديلة لأي نوع من المشاكل التي قد تواجهها المؤسسة، تحسباً واستعداداً لأي طارئ حتى تكون الأزمة. التغلب عليها بأمان.
- تحقيق النجاح في السوق: يجب على الشخص المسؤول عن المشروع أن يسعى دائمًا لفرض سيطرته على مجال العمل، والسعي للتقدم والنجاح والبحث عن أفضل السبل لتحقيق ذلك النجاح، بحيث يكون الأول في مجالها في السوق.
- بث روح المنافسة: يتم ذلك من خلال مدير المؤسسة، من خلال توزيع المهام على فريقين، كما يقوم بإبلاغهم بالأهداف التي يهدف إلى تحقيقها، وذلك لإخراج الموظفين بأفضل ما لديهم في العمل. مما يساهم بشكل كبير في النجاح وربط ذلك بخطة زمنية لتطوير قدراتهم على العمل تحت الضغط.
- تنظيم العمل الداخلي: تكمن أهمية إدارة المشاريع الأولية في قيادة المشروع بشكل صحيح ومنظم، وذلك لتسهيل تحقيق المطلوب، ووضع السياسة الداخلية وخطة العمل للشركة، بحيث يكون الموظفون اتبعه.
خطوات إدارة المشروع
جميع المشاريع عبارة عن مجموعة وظائف مترابطة للوصول إلى الغرض الذي من أجله تأسست الشركة، من خلال الخطوات التالية:
- تكوين الفكرة الأولية: أي مشروع في البداية كان فكرة خطرت ببال شخص ما، وسعت إلى تنفيذها بشكل عملي، بعد تحديد الغرض منها.
- وضع الخطط المستقبلية للمشروع: وهي مرحلة انتقالية للمشروع، من مجرد فكرة، إلى واقع عملي، من خلال تحديد الأهداف، والخطط لإنشاء ذلك المشروع، وطريقة التنفيذ، وما سيقدمه للناس، وغير ذلك. من الأشخاص المشاركين في تنفيذ هذا المشروع.
- تحديد ما يحتاجه المشروع من موارد: الموارد البشرية هي العنصر الأول والأساسي لأي مشروع، لذلك عند التخطيط لكمية العمالة المطلوبة لإنجاز المهام التي تم تحديدها عند التخطيط للمشروع يجب تحديدها، مع توضيح الوظيفة من كل شخص فيها، وبعد ذلك يأتي تحديد الموارد المالية والتكاليف اللازمة لتنفيذ المشروع.
- بداية تنفيذ المشروع: هذه هي المرحلة الأخيرة التي يتم فيها إنشاء المشروع وبدء تشكيل إدارته، والموظفين المطلوبين لأداء المهام الوظيفية، مع مراعاة الرقابة على الأشخاص من حيث تنفيذ الخطط و المهام التي تم تحديدها لتحقيق الربحية بسرعة، إذا كان الغرض هو الربح المالي، أو تقديم الخدمة لمن يستحقها بطريقة منظمة وسريعة إذا كان مشروعًا خدميًا.
فوائد إدارة المشروع
تكمن أهمية إدارة المشروع في العدد الكبير من الفوائد التي تقدمها للمؤسسة، خاصة عندما تكون الإدارة جيدة، ومن بين هذه الفوائد ما يلي:
- المساعدة في وضع الخطة التي يسير بها المشروع: والعاملين فيه، وبدون خطة جيدة، يتعرض المشروع للفشل، لأن الإدارة المقتدرة يمكنها سد أي نقاط ضعف في الخطة، وهذا يوفر الكثير من الوقت الذي قد أن تنفق في حل هذه المعوقات، وتحديد التكاليف، وتحديد اختصاصات كل موظف، ووضع جدول زمني للوقت المحدد لتنفيذ هذه الأمور.
- خلق روح التعاون: ينقسم كل قسم إلى عدة وظائف ومهام، وأهمية إدارة المشروع هي التنسيق بينهم، وجعل هناك روح التعاون، في الارتقاء بالمنتج والنهوض به، جزء منها يزيد المعدل. وأخرى تعمل على تحسين جودة المنتج، وأخرى تقوم بتسويقه بشتى الطرق ليكون فريق عمل كامل.
- التكامل بين الموظفين: إدارة المشروع تجعل الناس يعملون كأنهم شخص واحد لتحقيق المهام المطلوبة منهم.
- الالتزام بالوقت المحدد: قد لا تتمكن الشركات والمؤسسات الكبيرة من توفير المراقبة والمتابعة لجميع موظفيها، لذلك قد تلجأ إلى وضع حد زمني للالتزام وإنجاز المهام، لأن هذا نوع المتابعة غير المباشرة للموظفين.
- ترتيب المهام المطلوبة: لا يمكن إكمال جميع المهام في نفس الوقت، فقد يحتاج بعضها إلى إكمال قبل البدء في مهمة جديدة أخرى، وأدوات الإدارة هي التي تقيم هذه المهام، وتحدد ترتيبها، للبدء وفقًا للعمل الأولويات.
- التواصل بين الموظفين في الإدارة: يفضل أعضاء فريق واحد أن يكونوا على اتصال دائم ببعضهم البعض، والتنبيه إلى الملاحظات المهمة التي يلاحظها كل شخص على عمل الآخر، لأن روح العمل الجماعي تسهل إنجاز مهام الوظيفة والوصول إلى أفضل النتائج بعد إجراء التعديلات أو إضافة ملاحظات على عمل بعضهم البعض.
- جمع المستندات والوثائق المهمة: تحتوي جميع المشاريع الكبيرة على كمية كبيرة من المستندات المتعلقة بالعمل، والتي يحتاجها الموظفون من وقت لآخر، ومهمة إدارة المشروع هي جمع كل هذه المعلومات في مكان واحد، مع تحديد الصلاحيات للأشخاص الذين يمكنهم الاطلاع على هذه المستندات وتوفير الوقت اطلب هذه الملفات وإحضارها أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني.
- متابعة المشروع: يتم ذلك عن طريق تقسيم هدف المنظمة الأكبر إلى عدة أهداف زمنية صغيرة، من أجل معرفة ما وصلت إليه المنشأة في الوقت الحالي، وما إذا كانت هناك أوجه قصور في عمل بعض الفرق أم لا.، لمعالجة الأمر حتى يتم الانتهاء من الأهداف التي تم تحديدها، في ذلك الوقت. الوقت المحدد.
ما هي الشروط التي يجب أن يستوفيها مدير المشروع
تتكون جميع المشاريع من هيكل وظيفي يبدأ بمدير المشروع، وتحته مجموعة من الموظفين والمشرفين الذين يقومون بالعمل ويؤدونه، يجب أن يمتلك هذا المدير بعض المهارات مثل ما يلي:
- تنعكس القدرة على التخطيط والتكيف مع ظروف العمل، والمرونة التي يتمتع بها المدير في الموظفين وتجعلهم أكثر قدرة على العمل.
- حث العاملين على العمل والتعاون مع بعضهم البعض، ويمكن للمدير من وقت لآخر المشاركة ومساعدتهم في أداء مهامهم.
- يعتبر المدير عاملا مؤثرا كبيرا في أي مشروع يمكنه المساهمة في تقدم ونجاح ذلك المشروع أو فشله بسرعة وهذا يعتمد على مدى استمتاعه بالمهارات التي تربط القائد.
- تتمثل مهارات مدير المشروع في القدرة على التواصل بين العاملين في المشروع، وتشكيل فريق عمل متميز، وتحفيزهم على التعاون، والقدرة على التخطيط، والمرونة في إيجاد حلول بديلة، والعمل بشكل أفضل عند وجود أي منها. معوقات في العمل، وسرعة انجاز المهام في مواعيدها، والتعامل بلباقة ودبلوماسية مع كادره.
- خبرة فنية في مجال العمل لعدة سنوات، حتى يتمكن من فهم المشروع بشكل أفضل، والمراحل التي يمر بها، ويمكنه تقييم ما وصل إليه المشروع.
في هذه المقالة، تعلمنا عن أهمية إدارة المشروع، وما هي الشروط التي يجب الوفاء بها في مدير المشروع، وفوائد إدارة المشروع، وخطوات إدارة المشروع.