اكتب بريدًا إلكترونيًا لدعوة مديري فروع الشركة إلى اجتماع

يعتمد المديرون على الرسائل الإلكترونية في دعوة الموظفين للاجتماعات المختلفة ، لأن الرسائل الإلكترونية لا تتطلب الكثير من الوقت ، والجهد المبذول فيها بسيط ، كما أنها تسمح لمدعوين الاجتماع بمعرفة استجابة المدعوين لدعوتهم ، لأن الرسائل الإلكترونية تتيح لهم الرسائل إمكانية إرسال ردود وتعليقات عليها ، بالإضافة إلى أن الدعوة لا تجد صعوبة في كتابة وتوجيه هذه الدعوات.

لاحظنا أن الكثيرين يبحثون عن سؤال: “اكتب بريدًا إلكترونيًا لدعوة مديري الفروع في الشركة إلى اجتماع”. سنقدم لك الإجابة في الأسطر التالية ، لذا تابعنا!

أولاً: كيفية كتابة بريد إلكتروني لدعوة مديري فروع الشركة للاجتماع

تعتبر الرسائل الإلكترونية من أشهر الأدوات التي تستخدمها الشركة ، وذلك لإبلاغ رؤساء الفروع داخلها بأهمية حضور اجتماع معين يلقي الضوء على أمور حيوية داخل المنظمة ، وربما سبب انتشارها. هذه الأداة هي أنها لا تحتاج إلى الكثير من الوقت أو الجهد ، لذلك لن يكون المدير بحاجة إلى إرسال شخص يقوم بإبلاغ كل مدير فرع في مكتبه بتفاصيل الاجتماع ، ولكن بنقرة واحدة سيتم توجيه الدعوة إلى الجميع.

يمكن كتابة دعوة إلكترونية باستخدام نماذج معدة خصيصًا ، ويقوم المرسل بتعديلها ، ثم توجيهها إلى جميع المديرين في صورة جماعية.

هناك أكثر من منصة إلكترونية يمكن الاعتماد عليها لإرسال رسائل من هذا النوع ، مثل: عنوان بريد إلكتروني ، أو حسابات على مواقع التواصل الاجتماعي المختلفة.

في الغالب تعقد الاجتماعات داخل المؤسسة في مكاتب مجهزة لذلك ، لكن مع انتشار جائحة كوفيد -19 الذي بدأ منذ بداية العام الحالي وما زال مستمراً حتى الآن ، تُعقد الاجتماعات إلكترونياً ، من خلال تطبيقات تتيح اجتماعات جماعية في الصوت والفيديو على الإنترنت ، ومن بينها: تطبيق Zoom.

إذا كنت ترغب في دعوة مديري الفروع في مؤسستك إلى اجتماع في الشركة ، يمكنك استخدام النموذج التالي:

“في (……) ، وتكتب تاريخ اليوم الذي ترسل فيه الدعوة.

إلى السيدة: (… ..) واكتب اسم مدير الفرع الموجه إليه الدعوة.

نحيطكم علمًا بأنه سيتم عقد اجتماع للهيئة الإدارية للمؤسسة (نذكر اسم المؤسسة) ، في اليوم (نكتب اسم اليوم) ، والذي “نكتب فيه تاريخ يوم الاجتماع ”، في الساعة بالضبط (نحدد موعد الاجتماع) ، حيث سيتم التطرق إلى القضايا التالية: (نذكر أسباب الاجتماع).

نعلمك أننا في انتظارك.

مع كامل احترامنا.

من السيد: (ونكتب اسم المتصل) “

لاحظ أنه يجب عليك كتابة عنوان مناسب للبريد الإلكتروني في حقل عنوان الرسالة.

وتوجه الرسالة إلى جميع رؤساء الفروع في المؤسسة.

ثانيًا: ما هي الأشياء التي يجب مراعاتها عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني؟

إذا كنت تنوي إرسال بريد إلكتروني لدعوة اجتماع في المقر الرئيسي لشركتك ، فعليك مراعاة ما يلي:

  • اعتماد دعوة إلكترونية ذات محتوى سليم لا يتسامح مع أي غموض وشامل وكاف ، ويتم إرسالها إلى جميع الأشخاص المشتركين في الاجتماع.
  • كتابة جميع معلومات الاجتماع في الدعوة ، مثل: مكان الاجتماع واليوم والساعة.
  • يجب أن تفتح الدعوة عبر الإنترنت بتحية ، لأنها بداية جيدة للدخول في الرسالة.
  • يجب أن تتضمن الدعوة سبب الاجتماع والقضايا التي سيتم طرحها بعبارات واضحة وموجزة ، والتي لا يجد المدعوون صعوبة في شرحها.
  • ويفضل إنهاء الدعوة باحترام ، مع ذكر اسم المدعو إلى الاجتماع ، مع ملاحظة أنه يتم إرسال الرد على الدعوة.

ثالثًا: كيف يتم إرسال دعوة لقاء عبر موقع التواصل الاجتماعي فيسبوك؟

هناك عدد من الشركات التي قد يفضل المسؤولون فيها توجيه دعوات الاجتماعات من خلال منصة التواصل الشعبية فيسبوك ، حيث يسهل التواصل من خلالها.

يمكن إرسال هذه الدعوات بالطريقة التالية:

  • افتح الحساب الشخصي للشركة أو الشخص المتصل بالاجتماع.
  • أسفل صورة الغلاف ، ستجد عدة خيارات ، أحدها “دعوة”.
  • ثم حدد الأشخاص الذين تريد دعوتهم ، من قائمة أصدقائك على Facebook.
  • سيرسل Facebook تنبيهات إلى الأصدقاء الذين اخترتهم بأنك قد دعوتهم إلى حدث ما ، وتجدر الإشارة إلى أهمية الدعوة لتضمين جميع المعلومات التي يهتم الأفراد بمعرفتها عن الاجتماع.
  • يمكنك أيضًا إنشاء مجموعة تضيف فيها كل الأفراد الذين تريد إعلامهم بالاجتماع ، ونشر جميع البيانات المتعلقة بالاجتماع إلى المجموعة.

رابعًا: كيف يتم إرسال دعوة إلكترونية لاجتماع عبر الهاتف؟

أيضًا ، قد يفضل بعض الأشخاص إرسال بريد إلكتروني لدعوة مديري الفروع في مؤسسة ما إلى اجتماع ، باستخدام الهواتف ، من خلال الطريقة التالية:

  • من تطبيق Facebook على هاتفك المحمول ، افتح ملفك الشخصي أو حساب الشركة.
  • ابحث عن رمز “الأحداث” ، ثم انقر فوقه.
  • لإنشاء حدث ، سيطلب منك التطبيق إعطائه اسمًا ، وتحديد المكان الذي سيعقد فيه ، بالإضافة إلى يومه ووقته.
  • بعد ذلك ، انقر فوق الزر “إنشاء”.
  • ثم أرسل الدعوة إلى جميع الأشخاص المعنيين ، حتى يتمكن كل منهم من الانضمام إلى الدعوة والاطلاع على جميع البيانات المتعلقة بالاجتماع الذي دعوته إليه.

خامساً: ما فائدة استخدام الدعوات الإلكترونية لعقد اجتماعات داخل المؤسسات المختلفة؟

هناك عدد من الأشياء التي يمكن الاستفادة منها ، عندما نرسل دعوة لعقد اجتماع داخل مؤسسة ، من خلال الرسائل الرقمية ، ومن بين هذه الأشياء:

  • لا تستغرق رسائل البريد الإلكتروني وقتًا للوصول إلى جميع الأشخاص المدعوين في نفس الوقت.
  • الرسائل الإلكترونية هي آلية مناسبة لتوضيح محتوى اجتماع المنظمة وتجنب أي لبس ، بالنظر إلى أن المرسل يحدد مكان وتوقيت وسبب الاجتماع.
  • تساعد رسائل البريد الإلكتروني مدعوي اجتماع المؤسسة في إعداد أوراقهم وخلفياتهم حول محتوى الاجتماع ، وإعداد جداول الأعمال وكافة التفاصيل المتاحة لهم حول القضايا التي ستتم مناقشتها في غرفة الاجتماع.
  • توفر الرسائل الإلكترونية فرصة للتواصل بين جميع الأطراف في الاجتماع قبل الاجتماع ، مما يساعد على إزالة أي لبس حول مسائل الاجتماع.
  • عندما تنظم الشركة اجتماعات للموظفين بدون دعوة ، وفجأة يتعذر على بعض الأشخاص الانضمام إلى الاجتماع مما سيضر بلا شك بالاجتماع ، ولا يساعد الشركة على عقد اجتماع فعال والحصول على النتيجة التي تتوقعها منه.

سادساً: ما هي مضار دعوات الاجتماعات الإلكترونية؟

مع التسهيلات التي توفرها الرسائل الإلكترونية للمدراء ، هناك بعض النواقص منها:

  • نسيان دعوة أحد الأطراف إلى اجتماع مهم.
  • نسيان ذكر المعلومات الضرورية في الرسالة والتباسها.

بهذا ، قمنا بتزويدك برسالة بريد إلكتروني تقوم فيها بدعوة مديري الفروع في الشركة إلى اجتماع. لمعرفة المزيد من المعلومات يمكنك ترك تعليق في اسفل المقال وسنقوم بالرد عليك حالا.