اكتب بريدًا إلكترونيًا لدعوة مديري فروع الشركة إلى اجتماع
يعتمد المديرون على الرسائل الإلكترونية في دعوة الموظفين للاجتماعات المختلفة، لأن الرسائل الإلكترونية لا تتطلب الكثير من الوقت، والجهد المبذول فيها بسيط، كما أنها تسمح لمدعوين الاجتماع بمعرفة استجابة المدعوين لدعوتهم، لأن الرسائل الإلكترونية تتيح لهم الرسائل إمكانية إرسال ردود وتعليقات عليها، بالإضافة إلى أن الدعوة لا تجد صعوبة في كتابة وتوجيه هذه الدعوات.
لاحظنا أن الكثيرين يبحثون عن سؤال: “اكتب بريدًا إلكترونيًا لدعوة مديري الفروع في الشركة إلى اجتماع”. سنقدم لك الإجابة في الأسطر التالية، لذا تابعنا!
أولاً: كيفية كتابة بريد إلكتروني لدعوة مديري فروع الشركة للاجتماع
تعتبر الرسائل الإلكترونية من أشهر الأدوات التي تستخدمها الشركة، وذلك لإبلاغ رؤساء الفروع داخلها بأهمية حضور اجتماع معين يلقي الضوء على أمور حيوية داخل المنظمة، وربما سبب انتشارها. هذه الأداة هي أنها لا تحتاج إلى الكثير من الوقت أو الجهد، لذلك لن يكون المدير بحاجة إلى إرسال شخص يقوم بإبلاغ كل مدير فرع في مكتبه بتفاصيل الاجتماع، ولكن بنقرة واحدة سيتم توجيه الدعوة إلى الجميع.
يمكن كتابة دعوة إلكترونية باستخدام نماذج معدة خصيصًا، ويقوم المرسل بتعديلها، ثم توجيهها إلى جميع المديرين في صورة جماعية.
هناك أكثر من منصة إلكترونية يمكن الاعتماد عليها لإرسال رسائل من هذا النوع، مثل: عنوان بريد إلكتروني، أو حسابات على مواقع التواصل الاجتماعي المختلفة.
في الغالب تعقد الاجتماعات داخل المؤسسة في مكاتب مجهزة لذلك، لكن مع انتشار جائحة كوفيد -19 الذي بدأ منذ بداية العام الحالي وما زال مستمراً حتى الآن، تُعقد الاجتماعات إلكترونياً، من خلال تطبيقات تتيح اجتماعات جماعية في الصوت والفيديو على الإنترنت، ومن بينها: تطبيق Zoom.
إذا كنت ترغب في دعوة مديري الفروع في مؤسستك إلى اجتماع في الشركة، يمكنك استخدام النموذج التالي:
“في (……)، وتكتب تاريخ اليوم الذي ترسل فيه الدعوة.
إلى السيدة: (… ..) واكتب اسم مدير الفرع الموجه إليه الدعوة.
نحيطكم علمًا بأنه سيتم عقد اجتماع للهيئة الإدارية للمؤسسة (نذكر اسم المؤسسة)، في اليوم (نكتب اسم اليوم)، والذي “نكتب فيه تاريخ يوم الاجتماع ”، في الساعة بالضبط (نحدد موعد الاجتماع)، حيث سيتم التطرق إلى القضايا التالية: (نذكر أسباب الاجتماع).
نعلمك أننا في انتظارك.
مع كامل احترامنا.
من السيد: (ونكتب اسم المتصل) “
لاحظ أنه يجب عليك كتابة عنوان مناسب للبريد الإلكتروني في حقل عنوان الرسالة.
وتوجه الرسالة إلى جميع رؤساء الفروع في المؤسسة.
ثانيًا: ما هي الأشياء التي يجب مراعاتها عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني؟
إذا كنت تنوي إرسال بريد إلكتروني لدعوة اجتماع في المقر الرئيسي لشركتك، فعليك مراعاة ما يلي:
- اعتماد دعوة إلكترونية ذات محتوى سليم لا يتسامح مع أي غموض وشامل وكاف، ويتم إرسالها إلى جميع الأشخاص المشتركين في الاجتماع.
- كتابة جميع معلومات الاجتماع في الدعوة، مثل: مكان الاجتماع واليوم والساعة.
- يجب أن تفتح الدعوة عبر الإنترنت بتحية، لأنها بداية جيدة للدخول في الرسالة.
- يجب أن تتضمن الدعوة سبب الاجتماع والقضايا التي سيتم طرحها بعبارات واضحة وموجزة، والتي لا يجد المدعوون صعوبة في شرحها.
- ويفضل إنهاء الدعوة باحترام، مع ذكر اسم المدعو إلى الاجتماع، مع ملاحظة أنه يتم إرسال الرد على الدعوة.
ثالثًا: كيف يتم إرسال دعوة لقاء عبر موقع التواصل الاجتماعي فيسبوك؟
هناك عدد من الشركات التي قد يفضل المسؤولون فيها توجيه دعوات الاجتماعات من خلال منصة التواصل الشعبية فيسبوك، حيث يسهل التواصل من خلالها.
يمكن إرسال هذه الدعوات بالطريقة التالية:
- افتح الحساب الشخصي للشركة أو الشخص المتصل بالاجتماع.
- أسفل صورة الغلاف، ستجد عدة خيارات، أحدها “دعوة”.
- ثم حدد الأشخاص الذين تريد دعوتهم، من قائمة أصدقائك على Facebook.
- سيرسل Facebook تنبيهات إلى الأصدقاء الذين اخترتهم بأنك قد دعوتهم إلى حدث ما، وتجدر الإشارة إلى أهمية الدعوة لتضمين جميع المعلومات التي يهتم الأفراد بمعرفتها عن الاجتماع.
- يمكنك أيضًا إنشاء مجموعة تضيف فيها كل الأفراد الذين تريد إعلامهم بالاجتماع، ونشر جميع البيانات المتعلقة بالاجتماع إلى المجموعة.
رابعًا: كيف يتم إرسال دعوة إلكترونية لاجتماع عبر الهاتف؟
أيضًا، قد يفضل بعض الأشخاص إرسال بريد إلكتروني لدعوة مديري الفروع في مؤسسة ما إلى اجتماع، باستخدام الهواتف، من خلال الطريقة التالية:
- من تطبيق Facebook على هاتفك المحمول، افتح ملفك الشخصي أو حساب الشركة.
- ابحث عن رمز “الأحداث”، ثم انقر فوقه.
- لإنشاء حدث، سيطلب منك التطبيق إعطائه اسمًا، وتحديد المكان الذي سيعقد فيه، بالإضافة إلى يومه ووقته.
- بعد ذلك، انقر فوق الزر “إنشاء”.
- ثم أرسل الدعوة إلى جميع الأشخاص المعنيين، حتى يتمكن كل منهم من الانضمام إلى الدعوة والاطلاع على جميع البيانات المتعلقة بالاجتماع الذي دعوته إليه.
خامساً: ما فائدة استخدام الدعوات الإلكترونية لعقد اجتماعات داخل المؤسسات المختلفة؟
هناك عدد من الأشياء التي يمكن الاستفادة منها، عندما نرسل دعوة لعقد اجتماع داخل مؤسسة، من خلال الرسائل الرقمية، ومن بين هذه الأشياء:
- لا تستغرق رسائل البريد الإلكتروني وقتًا للوصول إلى جميع الأشخاص المدعوين في نفس الوقت.
- الرسائل الإلكترونية هي آلية مناسبة لتوضيح محتوى اجتماع المنظمة وتجنب أي لبس، بالنظر إلى أن المرسل يحدد مكان وتوقيت وسبب الاجتماع.
- تساعد رسائل البريد الإلكتروني مدعوي اجتماع المؤسسة في إعداد أوراقهم وخلفياتهم حول محتوى الاجتماع، وإعداد جداول الأعمال وكافة التفاصيل المتاحة لهم حول القضايا التي ستتم مناقشتها في غرفة الاجتماع.
- توفر الرسائل الإلكترونية فرصة للتواصل بين جميع الأطراف في الاجتماع قبل الاجتماع، مما يساعد على إزالة أي لبس حول مسائل الاجتماع.
- عندما تنظم الشركة اجتماعات للموظفين بدون دعوة، وفجأة يتعذر على بعض الأشخاص الانضمام إلى الاجتماع مما سيضر بلا شك بالاجتماع، ولا يساعد الشركة على عقد اجتماع فعال والحصول على النتيجة التي تتوقعها منه.
سادساً: ما هي مضار دعوات الاجتماعات الإلكترونية؟
مع التسهيلات التي توفرها الرسائل الإلكترونية للمدراء، هناك بعض النواقص منها:
- نسيان دعوة أحد الأطراف إلى اجتماع مهم.
- نسيان ذكر المعلومات الضرورية في الرسالة والتباسها.
بهذا، قمنا بتزويدك برسالة بريد إلكتروني تقوم فيها بدعوة مديري الفروع في الشركة إلى اجتماع. لمعرفة المزيد من المعلومات يمكنك ترك تعليق في اسفل المقال وسنقوم بالرد عليك حالا.