فلك جامعة الملك سعود
- جائزة الإنجاز للمعاملات الإلكترونية هي جائزة تُمنح لتلك الجامعة لجهودها المتكررة لمواكبة العصر والتكنولوجيا، وأصبحت من الجامعات الرائدة في استخدام هذا المجال.
- تم عمل مشروع في تلك الجامعة لتحسين خدماتها الإلكترونية، وهو المشروع الذي تبنته معظم دول العالم العربي والدول الأجنبية.
- كما تضمنت خطة هذا المشروع الرهيب تحسين الأنظمة وتطويرها ومراجعة المتطلبات.
الحاجة للتغيير
- جاءت الحاجة إلى التغيير كعنصر أول في خطة مدار جامعة الملك سعود. تود تلك الجامعة بالرياض استخدام أحدث أنواع التكنولوجيا في تعاملاتها المختلفة.
- كما ترغب الجامعة في تسهيل كافة الأعمال المتعلقة بالإدارة والعمل المالي أيضًا. لذلك، فهي تريد التغيير والتطوير، وأتمتة جميع المعاملات المتعلقة بالجامعة، باستخدام أحدث أنواع التكنولوجيا.
متطلبات الدراسة
- دراسة المتطلبات، العنصر الثاني في الخطة الموضوعة في المشروع، تلك الجامعة بالرياض، والمقصود هنا متطلبات بعض الجهات على النحو التالي.
- الإدارة المالية، علمنا أن مشروع مدار جامعة الملك سعود يشمل أو يهتم بالنظام المالي، ولذلك تمت دراسة متطلبات الإدارة المالية.
- كما تمت دراسة متطلبات الإدارة العامة للمشتريات ومتطلبات أعضاء هيئة التدريس.
- كما علمنا أنه من ضمن اختصاصات ذلك المشروع الرهيب الذي يقوم على تطوير الجامعة والاهتمام بالنظام الإداري وليس النظام المالي وحده.
- لذلك تمت دراسة متطلبات مركز الاتصال الإداري ومتطلبات الإدارة العامة للتخصيص والميزانية.
اختر الأنظمة المناسبة
يعتبر اختيار الأنظمة المناسبة العنصر الثالث ضمن خطة مشروع جامعة الملك سعود، وتنوعت الخيارات للعديد من الأنظمة، ولكن تم الاتفاق على الأنظمة التي تتميز بما يلي.
- أن هناك الكثير من المعلومات التي تساعد في اتخاذ القرارات في أي وقت وفي هذه الأنظمة وهذه المعلومات موثوقة.
- وزارة الخدمات المالية ووزارة المالية تصدران مجموعة من اللوائح للأنظمة المختلفة.
- يجب أن تكون هذه الأنظمة المختارة متوافقة مع اللوائح الصادرة عن وزارة المالية ووزارة الخدمات العامة.
- بالتأكيد، تم التخطيط لمشروع مدار جامعة الملك سعود بهدف التطوير والتحديث. لذلك، يجب تطوير الأنظمة المختارة وتحديثها إلى أقصى حد.
- في هذه الأنظمة، يتم استخدام أحدث التقنيات المتوفرة في الكمبيوتر، ويجب أن تكون المناهج العلمية في هذه الأنظمة معتمدة، حتى يتم اعتمادها.
- هناك شركة معروفة تسمى شركة التطبيقات لتقديم خدمات الكمبيوتر. تشتهر هذه الشركة بتميزها في استخدام وتوفير أحدث تقنيات الكمبيوتر بأحدث الأنظمة.
- لذلك أسندت مهمة توفير أحدث التقنيات في مجال الحاسبات، واستخدام أحدث جيل من التكنولوجيا، إلى مشروع تلك الجامعة الذي تكلل بالنجاح.
- ومن بين أعمال تلك الشركة أيضًا استبدال الأنظمة القديمة بأخرى حديثة جدًا، ويجب تدريب الكثير من العاملين الحاليين على استخدام التكنولوجيا الحديثة في الكمبيوتر.
- وبالتأكيد ستكون هناك متابعة دورية من تلك الشركة على تجهيزات مدار المشروع بجامعة الملك سعود، من أجل توفير الصيانة الفورية، وقطع الغيار اللازمة في حالة الأعطال.
التخطيط السليم
- جاء التخطيط المناسب كعنصر رابع ضمن خطة مشروع جامعة الدول العربية، ويجب تعيين أشخاص قادرين على وضع خطة مناسبة للمشروع.
- من بين الأشياء التي يجب أخذها في الاعتبار هي ميزانية المشروع أو تكلفة المشروع، والفترة التي سيتم فيها الانتهاء من المشروع.
- تضمنت عملية التخطيط المناسبة العديد من العناصر، تحديد نطاق العمل، وتحديد المخاطر التي يمكن أن تتعرض لها أو التي تعيق المشروع.
- كما تم تحديد أوقات تنفيذ المشروع والفترة الزمنية التي يجب خلالها الانتهاء من المشروع.
- في بعض الأحيان يتم عمل خطط جيدة جدًا لإنجاز أي مشروع، وهو أحد عناصر نجاح المشروع، ولكن أهم عنصر في إكمال ونجاح أي مشروع هو تنفيذ الخطة المخططة والالتزام بها .
- من بين عناصر التخطيط المناسب لمشروع مدار جامعة الملك سعود تدريب عاملين أقوياء، حيث سيتم تدريب ما يقرب من 2500 موظف من كلا الجنسين.
- تم وضع خطة محددة سيتم الالتزام بها للمتدربين، وتتضمن هذه الخطة العديد من العناصر.
- سيتم تدريب العدد الذي تم تحديده من كلا الجنسين، وفي حال وجود كوادر أو أشخاص متميزين سيتم تكريمهم من قبل الجامعة وذلك لتشجيع باقي العناصر على التفوق وإنجاح المشروع.
- تم تقسيم الدورات التدريبية بالطبع إلى نوعين، دورات أساسية وثانوية، والتي كانت تسمى دورات المدربين.
- بعد التدريب يجب تقييم الأشخاص المدربين، وسيتم تقييمهم من خلال اختبارين، أحدهما عملي والآخر نظري، وذلك للتأكد من أن التدريب يمر بنتيجة ممتازة.
- ومن بين الحوافز التي وضعتها جامعة الملك سعود، سيتم تقديم شهادات للمساعدة في الترقية في المناصب داخل الجامعة لمن يجتازون الدورة التدريبية المقررة.
- يجب أن يكون هناك مصدر للمتدربين لدراسة الدورات التدريبية والرجوع إليها مرة أخرى، وبالتالي سيتم إنشاء دليل أو تسجيل لتلك الدورات.
- بالتأكيد ستكون الدورات التدريبية صعبة على المتدربين، لأنهم يتعاملون مع هذه التكنولوجيا الحديثة لأول مرة، وبالتالي سيتم توفير بيئة مناسبة للمتدربين، لضمان استيعابهم للدورات التدريبية.
- هناك بعض الأنظمة التي تم التدريب عليها بالفعل، حيث تم تدريب 72 متدربًا في النظام المالي.
- تم تدريب ألف وثمانمائة وخمسة وتسعين متدربًا على نظام الاتصالات الإدارية، كما تم تدريب ثلاثة وسبعين فردًا على نظام المستودعات.
- أما بالنسبة لنظام مراقبة المخزون، فقد تم تدريب حوالي 22 شخصًا، وتم تدريب ستة عشر شخصًا على نظام العهد.
- أما بالنسبة لنظام المشتريات، فقد تم تدريب مائة واثنين فقط على هذا النظام، وثلاثة وثلاثون فردًا أكملوا الدورة التدريبية على نظام المنافسة.
- وفيما يتعلق بنظام شؤون الموظفين، فقد تم تدريب خمسمائة شخص، وتم تدريب مائة وخمسة وستين شخصًا على نظام الرواتب.
- أكمل خمسة عشر شخصًا تدريبهم على نظام الميزانية، وأكمل ثمانية وعشرون تدريبهم على نظام التدريب والتقاعد.
اختبارات قبول الأنظمة
- تم العثور على اختبارات قبول الأنظمة كعنصر سادس في خطة مشروع مدار جامعة الملك سعود، وهي عنصر مهم للغاية قبل استخدام أي نظام.
- في هذه المرحلة يتم اختبار الأنظمة التي تم وضعها في بيئة مناسبة قبل تطبيق هذه الأنظمة في جامعة الملك سعود.
- وفي مرحلة الاختبار، يتم إحضار الأشخاص الذين تميزوا في الدورات التدريبية لإجراء هذا الاختبار تحت إشراف متخصصين أيضًا.
بدء التطبيق
- إن بدء التنفيذ هو العنصر السابع في خطة مشروع مدار جامعة الملك سعود، وهو العنصر قبل الأخير في تلك الخطة.
- في هذه المرحلة، يتم تطبيق الأجهزة والأنظمة التي تم الاتفاق عليها، والتي تم تحديدها وفقًا للأنظمة والقوانين.
- في هذه المرحلة يتم تقييم النظام بشكل مستمر، وتقييم الأداء، ويأتي ذلك من خلال مستخدمي النظام الذين سبق لهم التدريب عليه.
- يجب وضع خطط بديلة في حالة حدوث أي شيء مفاجئ لم يؤخذ في الاعتبار، وبالتالي تم عمل حساب لذلك في هذه المرحلة.
تحسين الأنظمة وتطويرها ومراجعة المتطلبات
- وقد اعتبر هذا العنصر كعنصر أخير في تنفيذ خطة مشروع مدار جامعة الملك سعود، وبالتأكيد هي الخطوة التي تلي مباشرة تطبيق النظام.
- في هذه المرحلة، يتم رصد المشاكل التي يواجهها النظام أثناء التطبيق وتسجيلها، ويتم تنسيق الحلول البديلة مع الشركة التي تنظم النظام وتنفيذه.
- ولمدة هذه الفترة يمكن أن تمتد إلى عدة أشهر، حتى ستة أشهر، من أجل إجراء عمليات الصيانة وإرضاء مستخدمي النظام.
المشاكل التي قد تواجه مسار جامعة الملك سعود
- مدار هو مشروع وأي مشروع قد يواجه العديد من المشاكل والأخطاء وخاصة الأخطاء البشرية.
- يعد الإدخال غير الصحيح للبيانات من أكبر المشكلات التي قد تواجه هذا المشروع، لذلك يجب توخي الحذر عند إدخال البيانات.
- نظرًا لنجاح مشروع مدار جامعة الملك سعود، فقد يزداد عدد الأشخاص الذين يستخدمونه، مما قد يشكل تهديدًا للنظام.
- قد تتهاون بعض الإدارات في تفعيل الخدمات التي يقدمها مشروع مُدار، وبالتالي يجب وضع عقوبات لهذه الإدارات.
اهم الخدمات التي تم اضافتها لمشروع مدار
- تم تسجيل الإجازات رسميًا والموافقة عليها في هذا المشروع، وتم إدخال تقييم أداء لم يكن موجودًا من قبل.
- يجب أن يتكامل مع باقي الأنظمة التي تحتويها جامعة الملك سعود.
- يمكن تقديم طلب تأمين المواد وتفعيل نظام القبول والسماح بالتكامل مع بعض المشاريع الأخرى.
في النهاية تحدثنا في هذا المقال عن مدار جامعة الملك سعود، واختبارات القبول للأنظمة والخدمات التي تقدمها، وغيرها من المعلومات.