خصائص رسالة الإدارة المرفقة نظرًا لأن الكثير من نجاح النظام يعتمد على جودة المعلومات المتبادلة بين مواقع المستخدمين، فقد تم تطوير إرشادات تحدد رسائل الإدارة “المناسبة” ويتم اتباعها عند إرسال أي نوع من رسائل الإدارة.
ويجب أن يكون خطاب الإدارة كاملاً لأنه خطاب رسمي. اتبع صفحة المقالة لمعرفة المزيد عن خصائص خطاب الراحة المرفق.
رسالة الإدارة
خطاب الإدارة، أو كما يُعرف أيضًا باسم خطاب رسمي، هو اتصال مكتوب بين شخصين.
قد يكونون معروفين أو غير معروفين، لكن في كلتا الحالتين لديهم علاقة بعيدة ومحترمة تجبرهم على الحفاظ على لغة رسمية.
يُطلق على الشخص الذي يكتب الرسالة حاملها أو المرسل، ويُطلق على الشخص الذي تكتب إليه الرسالة اسم المستلم، وهو الشخص الذي يتلقى الرسالة.
تُستخدم الرسالة الإدارية عادةً للتواصل بين الشركات والمنظمات رفيعة المستوى والوكالات الحكومية وغيرها.
انظر أيضًا: معلومات المكتبة الرقمية بجامعة الملك عبد العزيز
استخدم رسالة الإدارة
رسالة الإدارة هي رسالة حرة الشكل تسمح لمستخدمي شبكة اتصالات بيانات العدالة الجنائية (CJDN) بالتواصل مع بعضهم البعض.
يمكن استخدام هذا النوع من الرسائل لطلب معلومات أو مساعدة، أو للرد على طلبات من سلطات أخرى.
تُستخدم الرسائل الإدارية أيضًا لنقل أي نوع تقريبًا من معلومات العدالة الجنائية الرسمية غير المرتبطة بنوع معين من الرسائل.
يمكن أيضًا استخدام خطاب الإدارة لطلب خطاب على مستوى الولاية أو الإقليم أو المستوى العام.
يسمح البث الإقليمي للوكالة ببث رسالة إدارية إلى منطقة أو مناطق.
تقرر كل حالة داخل النطاق أو النطاقات القابلة للعنونة على مستوى الولاية ما إذا كانت ستبث الرسالة أم لا.
خصائص رسائل الإدارة
يمكنك اتباع الخصائص التالية لكتابة خطاب إدارة مناسب وهذه الخصائص تشمل:
لغة رسمية
- تتطلب اللغة الرسمية استخدامًا سليمًا للمفردات وقواعد وتهجئة لا تشوبها شائبة، ويجب أن تكون الصفقة بعيدة ومحترمة.
- معاملة المرسل للمتلقي أمر متروك لك ؛ لا تتمزق أبدًا، بغض النظر عن عمر المستلم أو رتبته، أو ما إذا كان المرسل على علم بذلك أم لا.
- وبينما يجب أن تكون اللغة محترمة، فإن هذا لا يعني ترك اللطف جانبًا.
نية ملموسة
- لا تتم كتابة أي رسالة إدارية بدون هدف وغرض محددين، ويهدف هذا النوع من الرسائل إلى إخبار المستلم بشيء ما أو طلب المعلومات التي يحتاجها المرسل.
- في كلتا الحالتين، يتم البحث عن المتلقي بشكل إيجابي ويتم إعداده بشكل إيجابي لمواصلة تدفق الاتصالات حتى يتم تحقيق أهداف المرسل.
- يجب أن تكون المعلومات المقدمة واضحة وكاملة قدر الإمكان.
طول الرسالة
- عادة ما تكون الرسالة الإدارية قصيرة ومحددة ومباشرة في صلب الموضوع، تليها التحيات والمجاملات المناسبة.
- كما يحدث عادةً في المنظمات أو الشركات أو الحكومات، أو بين شخصين غير مرتبطين ارتباطًا وثيقًا، فلا فائدة من عبور الفروع أو الاستطراد أو شرح القضايا غير المركزية.
- وكقاعدة عامة، يجب ألا تتجاوز الإشعارات الإدارية صفحتين.
انظر أيضًا: نماذج الشكوى وتنسيق الخطاب إلى مكتب العمل ضد شركة
تعامل وحيي
- يجب أن تكون المعاملة رسمية ويجب أن تتضمن منصب أو مهنة أو رتبة المستلم، على سبيل المثال: رئيس، طبيب، أستاذ، إلخ، يتبع العنوان أو لا يتبعه، ويجب تجنب الأسماء الأولى أو تحية اللقب.
- إذا كان المستلم متزوجًا، فيجب معاملته على أنه سيد وسيدة، حيث يتم التعامل مع النواب وأعضاء مجلس الشيوخ على أنهم “شرفاء” في بعض البلدان و “أسياد لامعون” في بلدان أخرى.
- يحدث الشيء نفسه مع المكاتب الحكومية الأخرى أو ألقاب النبلاء، ولهذا السبب من المهم معرفة بروتوكول كل بلد.
- إذا كان مستلم معين غير معروف، فيمكن أيضًا استخدام الصيغ غير الشخصية مثل “لمن يهمه الأمر” أو ببساطة “سيدي أو سيدتي العزيزة”.
- يجب إضافة بعض القواعد المهذبة إلى التحية، مثل “عزيزي”، “محترم”، إلخ.
الجسم
- يجب أن يبدأ محتوى الرسالة أيضًا بقاعدة مجاملة، مثل: على سبيل المثال: “خلال الهدية …”، “أنا أخاطبكم …”، “أخاطبكم باحترام بمناسبة …”، “خدمة الهدية من أجل …”.
- أو عبارة أقل رسمية “بادئ ذي بدء، تحية ودية …”.
- يجب أن تحتوي الكتابة على فقرات قصيرة ومنظمة بشكل جيد، ويجب أن تكون الكتابة موجزة ومحددة ولا لبس فيها.
- إذا كان طلبًا، فيجب تقديمه مباشرة ؛ إذا كانت الرسالة إعلامية، فيجب أن تكون مباشرة في صلب الموضوع.
- تذكر دائمًا أن المتلقي هو شخص مشغول ولا يريد إضاعة الوقت في الخطابات غير الضرورية أو التي يصعب فهمها.
مع السلامة
- يجب أن يكمل الوداع الفكرة المركزية للرسالة، ويعزز الهدف ويعزز الإجراء الذي يتوقع المرسل أن يتخذه المتلقي (“أنا في انتظار ردك”، “آمل أن تكون المعلومات مفيدة”، إلخ. ).
- أكثر أنواع الإغلاق شيوعًا للرسائل الإدارية هي: “مع أطيب التحيات” أو “مع أطيب التحيات”، حيث تُفضل هذه الأشكال على الأشكال العامية مثل “مع أطيب التحيات” و “التحيات” و “العناق” وما إلى ذلك.
- بعد ذلك، تحتاج إلى إدخال التوقيع المطبوع (الاسم الأول والأخير مطبوع) والأحرف الأولى من اسم المرسل.
- يجب أن يتضمن أيضًا منصب المرسل أو رتبته، أي “دكتور”، “مهندس”، “أستاذ” متبوعًا باسمه الأول والأخير.
- وفي سطر منفصل العناوين: “رئيس لجنة التقييم”، “سفير الجمهورية …”، “الأمين العام”، إلخ.
بيانات أخرى
- في نهاية الخطاب وبعد التوقيع، قد يتضمن، إذا لزم الأمر، شرحًا للمرفقات أو أسماء أولئك الذين سيتلقون نسخة من الخطاب.
التغليف
- يجب إرسال أي خطاب رسمي في مظروف واحد، حتى لو كان المرسل والمتلقي في نفس المبنى (على سبيل المثال، الاتصالات بين الإدارات من نفس المؤسسة).
- يجب أن يكون حجم الظرف وفقًا للمحتوى، وليس كبيرًا جدًا ويجب طي الحرف بأقل قدر ممكن (بحد أقصى 2-4 مرات).
- لأن الورق الذي يكاد يكون سليماً هو أجمل من العديد من الطيات.
- Der Name und die Daten des Empfängers befinden sich immer auf der Vorderseite und in der Mitte des Umschlags, und der Name und die Daten des Absenders können auf der Rückseite und der Vorderseite des Umschlags oder auf der Vorder-, Ober- und linken Seite des Umschlags الوقوف.
- الربع الأيمن العلوي للجزء الأمامي من المغلف محجوز دائمًا للطوابع البريدية أو الطوابع البريدية.
- يجب أن تكون مختومة بعناية ولكن بإحكام لضمان حرمة محتوياتها، وفي بعض حالات البروتوكول الأنيقة.
الإجابات
- يجب أن يحتوي كل خطاب من خطابات الراحة على رد ويجب أن يكون سريعًا وموجزًا ويتبع نفس هيكل خطاب الراحة الذي تم تلقيه.
- رسالة الراحة التي لا تحتوي على رد هي عمل غير محترم ووقح من جانب المتلقي، والذي يمكن أن يكون له عكس الهدف الأصلي تمامًا.
اقرأ أيضًا: كيفية كتابة نموذج شكوى ضد شخص
بعد التعريف بخصائص الرسالة الإدارية المرفقة، نأمل أن يكون المحتوى مفيدًا وسهل الفهم، ويمكنك حتى متابعة المحتوى لكتابة رسالة إدارية واضحة ومناسبة، وهي مناسبة جدًا للجهة المستهدفة.